Comprenez le règlement général sur la protection des données et son rapport avec les logiciels vidéo en matière de recrutement

Comprenez le règlement général sur la protection des données et son rapport avec les logiciels vidéo en matière de recrutement

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) représente une importante mise à jour de la législation existante en matière de protection de la vie privée, soit la Directive sur la protection des données, adoptée en 1995. Le RGPD vise à améliorer la protection des citoyens de l’Union européenne contre les atteintes majeures à la vie privée dans un monde de plus en plus axé sur les données.

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il convient de souligner que, certes, cet article peut s’avérer fort utile pour votre entreprise afin de vous assurer qu’elle se conforme bien au RGPD lorsque vos employés utilisent la plateforme VidCruiter, mais nous vous invitons tout de même à consulter votre équipe juridique pour vous assurer que rien ne vous échappe.

Les candidats constituent une source importante de données (personnes concernées) : ils peuvent, entre autres, être identifiés grâce à leurs données personnelles – notamment des informations sensibles telles que leur nom, leurs éléments d’identification, leur adresse et leur numéro de téléphone – et le CV qu’ils fournissent lors de leur mise en candidature ou de leur entrevue vidéo. Le RGPD a été mis en place pour renforcer les droits individuels à l’égard de ce type de données personnelles.

Les entrevues vidéo, le système de suivi des candidats et d’autres outils logiciels en recrutement représentent d’importants processeurs de données. Une plateforme de recrutement en nuage comme celle de VidCruiter recueille, traite et stocke ces données à des fins de recrutement, ce qui facilite du même coup la prise de décisions d’embauche éclairée.

Les personnes concernées par le RGPD et les conséquences du non respect du règlement

Le RGPD s’applique à tout organisme qui traite les données des citoyens de l’Union européenne (UE). En ce qui concerne le recrutement et l’embauche par vidéo, le règlement s’applique plus précisément à toute entreprise, à l’intérieur ou à l’extérieur des frontières de l’UE, qui recrute (et traite les données) de candidats en Europe. La nouvelle législation a été adoptée en 2016, mais n’est obligatoire que depuis le 25 mai 2018. Le non-respect du règlement peut entraîner des amendes sans précédent, allant jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires de l’entreprise, le plus élevé des deux montants étant retenu.

Droits des individus à l’égard de leurs données personnelles

En vertu du RGPD, les candidats peuvent maintenant demander l’accès à leurs renseignements, leur modification et leur suppression. À la suite d’une demande de suppression émanant du candidat, l’entreprise aura 30 jours pour supprimer de leurs systèmes tout renseignement personnel qu’elle détient à son sujet.

Les candidats ont aussi le droit d’obtenir toute donnée que l’entreprise détient sur eux et de corriger toute erreur qui y figure, auxquels cas l’entreprise devra fournir une copie numérique de ces données au candidat dans un délai de 30 jours suivant sa demande.

Les raisons pour lesquelles les entreprises recueillent et stockent les données

Chaque fois que vous accédez au Web, ouvrez une session sur un site Web ou sur une plateforme logicielle, répondez à un sondage, ouvrez un compte, remplissez un questionnaire ou fournissez des renseignements de quelque nature que ce soit en ligne, vos données sont recueillies, bien souvent à des fins de revente. VidCruiter recueille plutôt les données des candidats à des fins de sélection, en évaluant s’ils ont les compétences requises pour passer aux prochaines étapes du processus de recrutement.

Dans tous les cas, la collecte de données est bénéfique autant pour le client que pour l’entreprise. D’une part, les entreprises acquièrent des informations précieuses sur la démographie de leurs clients et, d’autre part, les clients obtiennent des produits et services adaptés à leurs besoins. Un problème se pose cependant lorsque la vie privée des gens est compromise : les informations sensibles sont recueillies, stockées, échangées et/ou éventuellement perdues, ce qui peut mener à des abus comme la fraude ou le vol d’identité.

Configurez le logiciel d’embauche par vidéo de VidCruiter pour assurer le respect du RGPD

Les changements que votre équipe d’embauche peut constater dans son travail de tous les jours

En vertu du RGPD, pour être en mesure de recueillir des données auprès des candidats, l’intention doit être explicite et justifiée. Votre équipe d’embauche ne peut obtenir que les renseignements dont elle a besoin relativement à l’emploi pour lequel le candidat postule et doit obtenir au préalable son consentement éclairé.

Obtention du consentement des candidats

Le RGPD exige le consentement éclairé et explicite des candidats à des conditions très précises lorsqu’ils fournissent des renseignements aux responsables du traitement des données. Chaque candidat doit savoir à quoi il consent; le message doit être parfaitement clair.

Veillez à ce que vos fournisseurs de logiciels respectent le RGPD

Les processeurs de données comme votre système de suivi des candidats (si votre entreprise en emploie un de concert avec celui de VidCruiter) peuvent avoir accès à toutes les données de vos candidats. Il vous incombe donc de veiller à ce que vos partenaires en matière de logiciels aient l’intention de protéger les données des candidats de la même façon que vous et que leur politique de confidentialité soit à jour et conforme au RGPD.

Responsabilisation et respect du RGPD

Après une période transitoire de deux ans entre la Directive sur la protection des données et le RGPD, votre entreprise est responsable de se conformer à la nouvelle réglementation. Votre entreprise est aussi responsable de la conformité des personnes avec lesquelles elle fait affaire, qu’il s’agisse d’un fournisseur ou d’un entrepreneur, aux exigences du règlement.

Transparence dans le processus de candidature

Il est important de souligner dans vos offres d’emploi que vous prévoyez recueillir des données auprès des candidats à des fins de recrutement et de préciser la durée de conservation de ces données dans vos systèmes. Advenant le besoin d’obtenir des renseignements supplémentaires au cours du processus d’embauche, par exemple pour un examen des profils de médias sociaux d’un candidat, assurez-vous que cette collecte de renseignements soit clairement définie dans les conditions.

Plateforme de visionnage vidéo VidCruiter – configuration du flux de travail et conformité au RGPD

Lorsqu’il s’agit de traiter ou d’enregistrer les données des candidats dans votre système VidCruiter, deux options s’offrent à vous.

Première option : Demander l’autorisation du candidat pour conserver ses données au dossier

Si vous souhaitez conserver les données des candidats dans votre base de données VidCruiter pendant une période prolongée et explicitement définie après la fermeture du concours, vous devez obtenir leur autorisation. Une simple case à cocher au moment de l’entrevue vidéo avec le candidat ne constitue pas un moyen acceptable d’obtenir son consentement; celui-ci doit être invité par courriel (à une date ultérieure) et devra ensuite se connecter à la plateforme VidCruiter afin de donner son consentement. Si vous le souhaitez, VidCruiter peut vous aider à ajouter cette étape supplémentaire à votre flux de travail pour ainsi assurer l’application des nouvelles lignes directrices du RGPD.

Deuxième option : Ne pas conserver les données des candidats au dossier

Si un candidat ne donne pas son consentement explicite pour que ses données soient conservées au dossier, vous devez supprimer son profil peu de temps après la fermeture du concours, dans les délais nécessaires pour la prise de décisions d’embauche, comme préalablement expliqué aux candidats. Votre équipe devra supprimer les profils des candidats du système en les archivant manuellement, puis, à l’aide d’une fonction que nous pouvons vous aider à configurer, vous pourrez les supprimer simultanément.

Politique de confidentialité et traitement des données des candidats

Votre entreprise doit faire preuve d’une transparence totale en ce qui concerne sa politique de confidentialité, en expliquant de quelle manière elle recueille, traite et protège les données personnelles, tout en informant clairement les candidats sur les moyens à leur disposition pour demander l’accès à leurs renseignements, leur modification ou leur suppression.

Notre politique de confidentialité externe a été mise à jour le 25 mai 2018 afin qu’elle soit plus accessible et comprenne toutes les dispositions relatives aux exigences du RGPD telles que les droits des personnes concernées. Consultez la dernière version de notre politique de confidentialité.

VidCruiter a également nommé un responsable de la protection des données avec qui vous pouvez communiquer au sujet de toute demande que votre organisme pourrait recevoir au dpo@vidcruiter.com